Die neue Generation von Campus Management Systemen verspricht enormes Optimierungspotenzial im Management von Studium und Lehre und großes Servicepotenzial für Studierende und Lehrende. Müsste man da nicht Freudenschreie aus allen Hochschulen hören?
Das Gegenteil ist der Fall. Denn vor einem erfolgreichen Abschluss sind zahlreiche Hindernisse zu überwinden. Wenn Sie eine solche Einführung als Verantwortlicher planen müssen, lesen Sie hier, wie Sie die Einführung auf sicheren Gleisen ins Ziel bekommen.
Die Einführung eines integrierten Campus Management Systems bietet den Hochschulen große Entwicklungschancen für signifikante Verbesserungen in der Organisation von Studium und Lehre. Da ein solches Vorhaben jedoch kein Selbstläufer, sondern ein komplexes organisatorisches Veränderungsprojekt darstellt, hat ein Präsident einer großen Universität – einer der es wissen muss – diese Einführung auf eine Stufe gestellt mit der aufwendigen und kraftzehrenden Umstellung auf die modularisierten Studiengänge!
Früher war alles so einfach: Da wurde ein neues Release angekündigt und dann die Software eingespielt. Nach ein paar mehr oder weniger kleineren „Rucklern“ war es dann auch getan und die Arbeit mit dem System konnte weitergehen.
Jetzt soll plötzlich alles anders sein, komplexer, schwieriger, obwohl es doch inzwischen etablierte Campus Management Systeme sogar als Standard-Software gibt.
Aus dem Beratungsalltag:
Im Rahmen einer Kurzanalyse wurden u.a. Gespräche mit den Fachbereichen als Vorbereitung eines Einführungsprojektes durchgeführt.
Szene 1, Fachbereich A: „Eigentlich sind wir zufrieden, wie es läuft, die Prozesse laufen bestens, kein Grund, irgendetwas zu verändern. Unsere (Anm.: z. T. selbst gestrickten) Systeme funktionieren. Aber wenn schon ein neues System, dann soll es bitte unsere Prozesse genau so abbilden, wie sie heute sind. Schließlich soll sich die SW an unsere Prozesse anpassen und nicht umgekehrt“.
Szenenwechsel, Fachbereich B, in etwa gleicher Wortlaut.
Die Software soll es also einfach genau so machen, „wie wir es immer gemacht haben“. Aber bitte wie, welche Prozessvarianten sollen abgebildet werden? Von Fachbereich A oder B oder C? Am besten von allen, denn Fachbereich A wird es sicher nicht machen wollen wie Fachbereich B. Und B hat es schon immer anders gemacht als C!
Szenenwechsel, Prüfungsamt: Schnell stellt sich heraus, dass hier die Fäden zusammenlaufen. Die vielen verschiedenen Prozessvarianten werden hier wieder zusammengeführt, die unterschiedlichen Ergebnisse der vorhergehenden Prozessschritte aus dem Fachbereich „geglättet“. Aus der Vogelperspektive ist schnell erkennbar, warum sich das Rad überhaupt noch dreht. Die vielen fleißigen Geister im Hintergrund sorgen mit viel Aufwand und viel Handarbeit dafür, dass die Prozesse einigermaßen rund laufen.
Die Kunst liegt nicht darin, einen Prozessschritt oder eine einzelne Prozessvariante zu analysieren und zu optimieren, sondern eine breite Akzeptanz für eine oder wenigstens nur wenige Lösungsvarianten zu erzielen. Abstimmungsprozesse und Entscheidungszyklen haben schon manches Projekt in die Knie gezwungen.
Aber was ist jetzt anders mit einem integrierten CMS? Prozessergebnisse sind aufeinander abgestimmt, die manuelle Transformation von Prozessergebnissen als Input eines Folgeprozesses entfällt. Die Übergänge müssen im Vorfeld geregelt sein, wenn sie automatisch den Folgeprozessen wieder zur Verfügung gestellt werden sollen. Aber das allein ist es noch nicht. Jeder Fachbereich hat so seine eigenen Vorstellungen, wie seine Prozesse ablaufen sollen, wie Prüfungsordnungen strukturiert oder Credit Points vergeben werden sollen. War ja auch bisher nicht problematisch, da ggf. nicht passende Prozessübergänge oder unterschiedliche Strukturen durch immer wiederkehrende manuelle Eingriffe in den Prüfungsämtern oder im Studierendensekretariat passend gemacht wurden.
Unser Ziel ist, dass Sie auch während schwierigen Projekten, wie der Einführung eines Campus Management Systems, gut schlafen können.
- Standortbestimmung und Aufsetzen des Campus Management-Projektes
- Erstellung eines Campus Management Blueprints
- Vorbereitung und Begleitung von Ausschreibungen und
Auswahl von System und Einführungspartner - Begleitung der Systemeinführung und der organisatorischen Umsetzung
- Projektcoaching für Projektverantwortliche und Projektteams
- Workshops aus der Veranstaltungsreihe „Campus Management sicher einführen“ mit Impulsen von außen für eine erfolgreiche Projektdurchführung
- Impulse bei der Gestaltung des Veränderungsprozesses,
denn wir können auf die Erfahrung aus vielen Veränderungsprojekten an Hochschulen zurückgreifen - Hilfe bei der Kommunikation des Vorhabens,
denn nur, wenn sie zielgruppenspezifisch und dem Projektfortschritt angepasst ist, erzielt sie ihre Wirkung - tatkräftige Unterstützung beim Projektmanagement
denn wir treiben das Projekt zusammen mit ihnen voran, damit Sie so schnell wie möglich Ihr Ziel erreichen
- abgestimmte Lösungskonzepte mit hoher Akzeptanz,
denn wir erarbeiten die Lösungen gemeinsam mit Ihnen und sorgen durch verschiedenste Einbindung der Betroffenen für die erforderliche Akzeptanz - zügige Lösungserarbeitung / zügiges Vorgehen
denn Sie müssen uns nicht stundenlang das Geschäft der Hochschule erläutern – wir kennen es. Wir konzentrieren uns auf die Spezifika und die besonderen Ausprägungen an Ihrer Hochschule - zügige Entscheidungen
denn wir kennen die Entscheidungswege und Entscheidungszyklen an den Hochschulen und planen frühzeitig die Entscheidungsschritte mit Betroffenen und Hochschulgremien.
Lassen Sie sich von unseren Referenzen überzeugen. Mehr als 15 zufriedene Hochschulen und Universitäten haben uns bisher vertraut und schätzen unsere Arbeit, unseren Umgang mit den Mitarbeitern im Projekt und unsere Hochschulexpertise.
- einem langjährigen Erfahrungshintergrund unserer professionellen Berater, basierend auf einer Vielzahl von realisierten Beratungsprojekten an Hochschulen,
- einem sicheren und professionellen Umgang unserer Berater mit schwierigen Situationen in Veränderungsprozessen,
- den praktischen Umsetzungserfahrungen unseres Expertennetzwerks "aus der Praxis für die Praxis".
