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Die moderne Hochschulverwaltung

Der Weg zur kundenorientierten Serviceorganisation

Sie sind Verantwortlicher der zentralen Hochschulverwaltung oder einer zentralen Verwaltungseinheit und Sie haben einen Traum?
Den Traum, dass Ihre „Verwaltungskunden“ Ihnen eine hohe Servicequalität und zügige Bearbeitung der Verwaltungsprozesse bescheinigen. Den Traum, dass Ihre Mitarbeiter mit Spaß an der Arbeit sind und ihr Tagespensum voll im Griff haben.

Sie wollen die Hochschulverwaltung, Ihre Verwaltungseinheit, nach vorne bringen, auf das nächste Level heben. Sie wissen aber auch, dass dafür noch einiges zu tun ist, dass eine mögliche Einführung einer ERP-Software nicht so nebenbei zu meistern ist. Vielleicht sind Sie unsicher, wie Sie vorgehen sollen oder welche Schritte notwendig sind, ohne die eigenen Mitarbeiter mit den Vorhaben zu überfordern oder gar zu verlieren.

Beispiel aus der Praxis:
Es sind etliche Etappen erforderlich, verbunden mit einer Menge Papierkram, um die Spesenabrechnung auf den Weg zu bringen. Wenn sich dann die Auszahlung der verauslagten Spesen auch noch über Wochen hinzieht, kommt mit Recht „Freude“ bei den „Verwaltungskunden“ auf. 


Wie lassen sich Beschaffungsprozesse verbessern? Muss auch für Kleinstbestellungen ein unnötig aufwendiger Prozess gestartet werden, …?
Wie lassen sich die Personalbeschaffungsprozesse vereinfachen, die Einstellung von studentischen oder wissenschaftlichen Hilfskräften auch zu Spitzenzeiten ohne Zusatzbelastung beherrschen?

Wir kennen das Geschäft der Hochschulen, die Prozesse und Strukturen der Hochschulverwaltung. Und kennen die potenziellen Schwachstellen in den Prozessen und Strukturen, z. B. beim Zusammenspiel von zentralen und dezentralen Verwaltungseinheiten, wir haben eine Vorstellung von der Erwartungshaltung der „Kundenseite“ gegenüber den Verwaltungseinheiten und der Einstellung der Mitarbeiter in den Verwaltungen zur Serviceorientierung.

Und wir haben in vielen Projekten an Hochschulen gezeigt, dass es uns gelingt, gemeinschaftliche, tragfähige Lösungen zu finden, die von einer breiten Akzeptanz getragen werden, auch dann, wenn es um fachbereichs-/fakultätsübergreifende Entscheidungen geht.


Unser Angebot

Unser Ziel ist, dass Sie auch bei großen organisatorischen Veränderungsvorhaben gut schlafen können.

Was wir Ihnen konkret anbieten

  • Standortbestimmung: Wo steht die zentrale Hochschulverwaltung? Wie werden Service und Kundenorientierung von den „Kunden“ der Verwaltung beurteilt? Wo sind die größten Potenziale?
  • Erstellung eines Organisations-Blueprints
  • Vorbereitung und Begleitung von Ausschreibungen und Auswahl von unterstützenden IT-Systemen (wie z. B. ERP, Facility Management, Dokumentenmanagement und
    Archivierung,  …)
  • Begleitung der Systemeinführung und der organisatorischen Umsetzung
  • Coaching im Einführungsprozess
  • Veranstaltungsreihe „Moderne Hochschulverwaltung – der Weg zur kundenorientierten Serviceorganisation“

Was Sie sonst noch erwarten können

  • Wir unterstützen tatkräftig bei der Gestaltung des Veränderungsprozesses
  • Wir helfen Ihnen, die Kommunikation des Vorhabens zielgruppenspezifisch und angepasst an die Entwicklungsschritte zu planen und durchzuführen
  • Wir treiben das Projekt voran – denn Sie wollen so schnell wie möglich ans Ziel kommen

Welchen Nutzen Sie konkret erwarten können

  • eine transparente Ausgangssituation und klare Ziele
    Sie haben ein klares Bild über die Leistungsfähigkeit Ihrer Organisation und kennen die Handlungsfelder, mit denen Sie Ihr Ziel einer kundenorientierten Serviceorganisation und optimierter Prozesse erreichen können
  • abgestimmte Lösungskonzepte mit hoher Akzeptanz,
    denn wir erarbeiten die Lösungen gemeinsam mit Ihnen, Ihren Mitarbeitern und den Servicenutzern und sorgen mit unterschiedlich, fein abgestimmten Maßnahmen auch für die erforderliche Akzeptanz
  • zügiges Vorgehen
    denn Sie müssen uns nicht stundenlang das Basisgeschäft der Hochschule erläutern – wir kennen es. Wir konzentrieren uns auf die Spezifika und die besonderen Ausprägungen an Ihrer Hochschule
  • überschaubare Entscheidungszeiträume
    denn wir kennen die Entscheidungswege und Entscheidungszyklen an den Hochschulen und planen frühzeitig die Entscheidungsschritte in den einzubindenden Betroffenengruppen und Hochschulgremien.

Wenn Sie mehr darüber wissen wollen, was wir machen, wie wir vorgehen, wie wir diese Konzepte an mehreren Universitäten und Hochschulen umgesetzt haben, dann nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf. Erleben Sie uns "in Fahrt": Wir kommen gern zu Ihnen und stellen Ihnen unsere Erfahrungen und unser Leistungsangebot vor.

Erfahren Sie in einem persönlichen Gespräch,

  • wie Sie zu Lösungskonzepten mit hoher Akzeptanz bei Betroffenen und Stakeholdern kommen
  • wie Sie unendliche Diskussionen über Lösungswege abkürzen und zu zügigen Entscheidungen kommen
  • wie Sie Tempo in Ihre Projekte bekommen und Ihre Ziele schneller erreichen
  • wie Sie Risiken erkennen und geeignete Maßnahmen treffen, um die Risiken zu minimieren.

JA, ich will mehr über Ihre Unterstützungsmöglichkeiten im Themenbereich Modernisierung der Hochschulverwaltung erfahren.


Unsere Referenzprojekte an Hochschulen / Universitäten

Lassen Sie sich von unseren Referenzen überzeugen. Mehr als 15 zufriedenen Hochschulen und Universitäten haben uns bisher vertraut und schätzen unsere Arbeit, unseren Umgang mit den Mitarbeitern im Projekt und unsere Hochschulexpertise.


Unsere Kunden profitieren von

  • einem langjährigen Erfahrungshintergrund unserer professionellen Berater, basierend auf einer Vielzahl von realisierten Beratungsprojekten an Hochschulen,
  • einem sicheren und professionellen Umgang unserer Berater mit schwierigen Situationen in Veränderungsprozessen,
  • den praktischen Umsetzungserfahrungen unseres Expertennetzwerks "aus der Praxis für die Praxis".